根据报表制作人员所定义的输入资料档的名称、欲输出报表的格式安排、输出报表的名称、输出的记录内容与格式等控制参数，即能产生完整的报表的程序；此外，编页码及加总的功能，透过参数的定义，亦可自动产生。
报表产生器适合用来印制各类的商业报表，但其计算能力及程序处理能力较弱，多用于较小的电脑应用系统之中，为一种结果导向式的语言。